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業界の事務局から当部会が担当のHPについての相談があった。前提に事務局は給料をもらっている正職員、部会は業界のメンバーが奉仕で手伝っているということがある。
今回のご相談は、HPに載せている各メンバーの記載事項の変更があった場合の扱いについてだった。記載事項の変更があった場合は、事務局に届け出がある。そして事務局はHPのその部分の更新をすることはできる。部会ももちろん変更はできる。
この記載事項の変更が即座にされない場合、一般からその記載事務所に連絡しようとした場合、旧の電話番号に電話し、連絡先が変わったことが分かり、そこで事務局に問合わせが入り、それにいちいち職員が調べて答えるという手間が発生する。その手間を省き、変更があった場合は無料で即座に対応できるように、HPをリニューアルした。
しかし、事務局は、変更があった場合も事務局では変更作業をやりたくないらしい。その作業は本当に簡単で、手間も時間もかからないものだ。事務局のためのものだが、と不思議に思いつつ、それなら変更があったらすぐに教えてくれたら、こちらで変更作業をしてもいいと提案したが、そのたびにいちいち伝えるのも手間でいやだという。それなら半年おきにでも連絡くれるか？というと、こちらから請求してくれという。よくわからない言い分だ。変更があったかどうか？なんて、部会では把握できない。妥協して半年おきと提案はしたものの、その間事務局に変更できていない事務所の問い合わせが来てしまうことになるじゃないか？。
事務局は、この作業を1年ずつためては、業者に発注しようとして、何万円かの見積もりが出て、それをこちらに承認させようとした。
いよいよ訳が分からない。無料で即座に対応できるように予算をかけてリニューアルしたものを、事務局はわずかな手間を惜しみ、皆から集めた大事な予算を無駄に使おうとしている。
事務局の他の職員に聞いたところ、ここでHPの更新方法が事務局長だけが把握し、他の職員に伝えていないことが判明した。その事務局員は、更新ほうが簡単かどうかすらわからないが、簡単なら即座に変更作業をしてもらったほうが、問い合わせの件数が減るだろうし、有意義だとのまっとうな意見を言ってくれた。
そこで、部会をまとめる委員長にもこの件を報告し、承諾を得たうえで、事務局長にこの件は事務局で即座に変更をする、職員にHPの変更方法を教えるべし、という２点を意見しておいた。ただし出張中とのことでメールで入れておいたが、返事はまだない。週明けには帰ってくるだろうから、そこらで連絡が入るかも？。
ちなみにHPリニューアルから事務局ではその部分の変更作業をやっていなかったようで、およそ２年分、１００件超のデータをこちらにもらい、変更作業をこちらでやった。簡単なものだ。これで何万円かを節約できた。