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2006/02/17
カテゴリ：仕事に役立つメール術
先日、こんなメールを受け取った（実際の表現はもっと丁寧。）。
－－－－－－－－－－－－ ○○ 様 標記会議を別添のとおり行いますので、出欠の可否について○月○日までにご回答願います。○○より －－－－－－－－－－－－ というわけで、メール本文にワードのファイルが添付されている。 こういうメールを貰うと、なんというか、ムッとする前にため息が出てしまう。 メールの送り手は、受け手側の事を考えているているのかなぁ、と。 ある企画の検討会議の参加依頼のメールであるのだが、お金をもらえるものでもなく、なんというか、会議以前にメールを見ただけで行きたくなくなってしまう。 とグチをこぼすのもお判りいただけるだろうか。 会議の日時、そして場所だけでも、なぜメール本文に入れ込まないのだろうか？ってことである。そうすれば受け手は即座に日程確認ができるのだ。 添付ファイルにされると、わざわざワードを起動しなければ中身が判らない。 オフィスの非力なパソコンで色々アプリを立ち上げていると、ワードの起動までに時間が掛かり、いらいらする。 ましてや、携帯に転送するようにしていたら、本文が開けずにすぐには日程調整が出来ない可能性が高い。（日時不明→後回し→欠席、ってこともある。） で、添付ファイルを開いてみると・・・地図でも付いているのかと思ったら、どうでもいいような挨拶文が頭についた文章で、中身は日時と場所がベタ打ちされているだけ、なんてことが多い。だったら、カット＆ペーストで本文全体をメール本文に落とし込んでくれればいいのに・・・。 送り手は、メール本文と添付ファイルと重複した内容を記載することに抵抗があるのかもしれないが、そんなことは構わない。 これは、配慮がないのか、それともスキル（といってもカット＆ペースト程度だが、）がないのか？ えてしてこういうメールはお役所系から来る場合が多い（これは商業系の団体からだけれど。）のだが、添付ファイルの文は、きれいに体裁が整えられ、文書の名前はお偉いさんになっている。でも、体裁より、実を取って欲しいんだよね。 というわけで・・・ ◆メールは、原則、本文だけで判るようにすべき。 ◆添付ファイルを付けるな、とは言わない（本当はなるべく避けるべき。）。 でも、ファイルの内容がテキストベースなら、カット＆ペーストしてメール本文に落とし込んでおいた方がいい。その上で、「以下は添付ファイルと同内容です」と注意書きしておけば、受け取る側の判断で添付ファイルを開くことが可能である。（稟議等で、きちんとした体裁のものが必要な場合もあるので。）     本を読めばいいってものではないけれど、ヒントは見つかるかもしれない。実践の中で身つけるのが一番だけれど。◆「ビジネスメール」本を探す◆      人気のブログ・ランキング ＜お気に召したらクリックを＞!!現在１１４位 ちょっと上がりました。 ＜前の日記へ＞ オフィスで飲むなら・・・１杯１９円のコーヒー ポイントを金券に・・・ お気に入りの記事を「いいね！」で応援しよう
最終更新日
2006/02/17 10:45:13 PM
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