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2007/01/27

名刺は拡大コピーしてクリアフォルダへ

テーマ：私の手帳活用法(1254)

カテゴリ：名刺の整理術・活用術

名刺の整理、前に書いたおりクリップ（輪ゴム）で属性毎にまとめておく、ってのは私もやっているが、もう一歩踏み込むと、こんな整理をしている。

１　名刺をもらう
　▼
２　オフィスに戻る
　▼
３　名刺に日付・場所を書く。
　▼
４　名刺を並べてＡ４でコピーを取る。（１２０％位の拡大コピーにする。）
　▼
５　追加情報を書き込む。（相手の人となり、人脈、好みなど。）
　▼
６　見出し付きクリアホルダーに入れる。（裏返すと見えるように。）
　▼
７　相手先の情報を一緒に入れる。（会社案内やＨＰのプリントアウト、地図など。）

これで、乱しつきクリアフォルダーは、表には最新の案件が、裏返せば連絡先が見えるというわけ。名刺ボックスを探すより、はるかにスピィーディーだし、そのまま持って出かけられる。絶対、便利です。

★ポイント
４の拡大コピーは、名刺のままだと電話番号やメアドが見づらいから。

５の追加情報は、○○さんと親しい、とか、○○に詳しい、とか○○駐在経験がある、とかメモしておくと、何かと役立つ（名刺には書ききれない）。

７の情報も大事。訪問の際は相手先のＨＰや所在地地図などを印刷して携えていくが、それを捨てないで一緒に入れておく。そうすると、自分以外の者が行くことになっても、あわてることがない。引き継ぎの際にも役立つ。もちろん、もらった会社案内や、往訪メモなども入れておく。

情報が多くなってくるとクリアフォルダーに入りきらなくなるが、そしたら、２折りフォルダーや、２穴ファイルなどに移行。その場合は、名刺のコピーはファイル表紙の裏型にのり付けしておく。