東京生活--東京に戻ってきて、生活セットアップ中

来日中のある機関のトップが、我が組織のトップに会いに来た。

この機関、我が組織にとっては、1－2番目に重要な機関なので、準備が大変。
数週間前に、その機関の東京事務所と事前打ち合わせし、議題を固める。
その後、情報交換し、それぞれの組織で、トップにブリーフ。情報を得るため、あちらこちらの伝（つて）をたどり、発言要領を練り練り。
課長、部長、他の部と調整したうえで、トップの直属の部下（秘書役）と相談。そして、トップに直接ご説明！！！
この過程で、何度、発言要領を変更したか。。。

こういう資料を作るのって、自分の組織が、今どういう状況で、これからどうあるべきか。そのために、相手とどういう関係を結ぶ必要があるのか。を考え、その関係を得るために、限られた会談時間で何を説明し、説明してもらい、交渉するのか、取捨選択するのだけど、これが簡単そうで簡単じゃないんですよね。
それぞれの人が、みんな違う意見を持ってるので。どれを組織の意見にするかって、トップダウンの組織ならすぐ決まるのでしょうが、割合、各自の意見を尊重する我が組織では、調整が必要。


トップへの説明は、先週だったのだけど、素早い理解、明瞭なコメントと質問で、部下の私が言うのも何だが、「良く物事を理解してて、判断も早いし、問題意識も明確だな」と深く感じる。
でも、意外に単純な単語を知らなかったりするのが、お茶目なところです。（例：SME＝中小企業。一般には普及してないかもしれないけど、私たちの業界では、みんな知ってるはず。ですよね？）


トップどおしの会談は、部長級以上の参加が原則。メモ取りで課長級が入るのみで、私たち下っ端は、準備の甲斐も無く、自分の執務場所で待機。
会談した部屋の片隅に秘密の小部屋を置くとか、隠しマイクつけるとか、何とかして会談内容が聞きたいもんだと思いました。

無事、活発な意見交換ができたようで、課長も、興奮気味で帰還。各参加者の発言を事細かに、報告してくれました。

ちなみに、あれだけ練りに練った発言要領ですが、肝心な部分は結構活用されてました！！それに加え、さらに話しが発展した部分があり、苦労した甲斐があったものです。

ともかくも、無事終了して、本当に良かった良かった。