[ファイル]の記事一覧 | 初めてのExcel

【ファイルの検索（２）】

今日は、[ファイルを開く]のダイアログボックスでの検索をします。先ずは、[ファイルを開く]のダイアログボックスを開きます。右上に[ツール]がありますね？クリックするとプルダウンメニューの中に[検索]があります。[検索]を選択すると[検索]のダイアログが出ます。[次の条件でファイルを検索します]のウィンドウの中には、デフォルトで[ファイルの種類が全てのMicrosoft Excelファイル]が表示されています。[検索条件の設定]で設定し、[条件を追加]をクリックすると[次の条件でファイルを検索します]のウィンドウに追加されます。[検索条件の設定]の[AND]と[OR]オプションボタンで前の条件と追加する条件の関係を指定できます。[AND]をクリックすると、「条件A」かつ「条件B」の設定が出来ます。　（条件ABの両方を満たす）[OR]をクリックすると、「条件A」または「条件B」の設定が出来ます。　（条件AまたはBの何れかを満たす）[条件を保存]しておくと、次回の検索が容易になります。ファイル名の一部だけでも覚えている場合は、[ファイルを開く]のダイアログボックスの[ファイル名]ボックスに、名前または名前の一部を入力し、ナビゲーション用ボタンや[ファイルの場所]ボックスを使って目的のフォルダを参照します。[ファイル名]ボックスに指定した名前、或いは指定された文字列を含むファイルが一覧表示されます。ファイルを開く時に、[マクロを含んでいます]のダイアログが出た場合は注意が必要です。ご自分で[マクロ]を作成した場合は、[マクロを有効にする]をクリックしても構いませんが、作成した覚えが無い場合は、まず[マクロを無効にする]をクリックします。これによって、マクロは無効な状態でファイルを開く事が出来ます。マクロについては、かなぁ～り後になると思いますが解説致します。マクロには、[マクロウィルス]が含まれる事があるので注意します。ウィルス検索・駆除ソフトが入っている場合は、プロパティでウィルスの有無を確認して下さいネ。皆さんは、ブログを閲覧できる環境にあるわけですから、必ずインターネットに接続していますね。インターネットに接続すると言う事は、常に「ウィルス感染」とは隣り合わせだと言う事を覚えてください。「自分には関係ない」事ではないんです。ウィルスに感染すると、自分のマシンが壊れるだけでは済まない事があります。自分が気が付かないうちに、他人にも感染させてしまう事がありますので、必ずウィルス対策のソフトをインストールさせて、起動させて下さいネ。インストールしても、起動していない人が沢山いるんですよ♪気をつけてくださいね♪　(^。^)ｖ

【ファイルの検索（１）】

「この間のファイル、何て名前で保存したっけなぁ～？」「○○ってファイル、どこに保存したっけ？」何てこと、よくあっては困るんですが…でも、やっちゃいますよね？！（笑）そんな時は、検索しましょう！！先ずは、「この間…」のファイルの探し方です。[メニューバー]→[ファイル]を開いてみてください。最近使ったファイルが表示されていますか？表示されていない方、表示できるようにしましょう♪[メニューバー]→[ツール]→[オプション]→[全般タブ]□最近使用したファイルの一覧　の□にチェックを入れます♪その右の▲▼で、表示するファイル数を指定できます。最大、９ファイルまで指定できます。指定したら、[ＯＫ]をクリックします。逆に、表示したくない場合は、□のチェックを外します。次に、ファイル名を忘れてしまった場合の検索です。[スタート]→[検索]→[ファイルやフォルダ]この方法は、Ｅｘｃｅｌ以外で作ったファイルを探す事も出来ます。[検索：条件…]のダイアログボックスが出ましたね？タブを見てください。[名前と場所][日付][その他]がありますね？！[日付]は、作成した（最終保存をした）日で検索できます。[その他]では、ファイルの種類とファイルサイズで検索できます。それでは…[名前と場所]を見てみましょう♪名前には、ファイル名を入れます。ファイル名を完全に記憶している場合は、ここにタイプする事によって探せますが…完全に覚えていない場合、それでは困りますよね？！ファイル名を忘れてしまった場合の検索を見てみましょう♪ファイル名を１文字忘れてしまった場合…　2005年?月集計.xls　ファイル名を２文字忘れてしまった場合…　2005年２月??.xls　　このように、不明な文字数だけ「?」を使うと検索できます。何文字かわからないけど、忘れてしまった部分がある。。。この場合は･･･　*年*月集計.Xls　や　*集計.xls「*」は、アスタリスクといって、ワイルドカードとして使用できます。不明な文字が何文字かも忘れてしまった場合に便利です♪例えば…　*.xls　でも検索できます♪（ファイル名は忘れちゃったけど、Excelのファイル！という指定）が、沢山のExcelファイルがある場合は…　　　　　　　　　　　　　　　検索結果は恐ろしい量になります（＾＾；Excel以外の場合、Wordの場合は「.doc」、テキスト文書の場合は「.txt」の様にファイルの拡張子を「*」の後につけます。拡張子がわからない場合は、[その他]で検索します。[探す場所]は、保存した場所を覚えていれば、それを指定します。が、どこに保存したかを忘れた場合は[マイコンピュータ]を指定すると、ハードディスクの中を全部検索してくれます♪[検索開始]をクリックすると、[検索結果]を表示するウィンドウが開き、検索を開始します。検索条件にヒットしたものをどんどん表示してくれます。フォルダ名を辿って、そのファイルを開く事ができます。が、簡単に開く方法は、見つけ出したExcelファイルのアイコンをダブルクリック、若しくは、[右クリック]→[開く]で開く事が出来ます♪検索には、この他[ファイルを開く]のダイアログでも出来ます。これは、次回に♪

【ファイル名のつけ方】

ファイル名は、半角文字なら218文字、全角文字なら109文字までつけることが出来ます。但し、予約語(Excelのシステム等で使用する文字・記号)を含めた名前はつける事が出来ません。予約語には、"/"や"*"や"\"等があります。（下記参照）予約語を含む名前を付けようとすると、アラートが出ます。予約語を含まないシート名に変更してください。予約語には、下記のものがあります。「/」… スラッシュ　　「\」… 円記号　　「」… 不等号記号「*」… アスタリスク　　「?」… 疑問符　　「|」… 縦棒「:」… コロン　　「;」… セミコロン　　「"」… ダブルクォーテーション上記の予約語を含まなければ、空白や特殊文字も使用できます。但し、アルファベットの大文字と小文字は区別しないので「Windows」と「windows」は同一ファイルとみなされます。半角英数、日本語文字を混在させても入力する事が出来ます。　　例 [windows123ファイル]同一フォルダ内では、同じ名前のBook名も付けられません。[入金（1）]、[入金（２）]等のようにつけるようにしましょう♪

【[ファイルを開く]のダイアログボックス（２）】

では、Excelを起動してください。[ファイルを開く]して下さい。前回は[コントロール用ナビゲーション]についてご説明申し上げました。続きを見てみましょう。一番上の[タイトルバー]には、現在開かれているダイアログボックスの名前が表示されます。今回は、[ファイルを開く]となっていますね。[タイトルバー]の下に、[ファイルの場所]というのがあります。▼をクリックすると、ディレクトリー（ファイルを階層化して管理しているということ）が表示されますので、目的のファイルのある場所を指定できます。[ファイルの場所]の右側のアイコンを見てみましょう。[←]…マイドキュメントへのショートカット　　　マイドキュメントが指定されている場合は、グレーになっています。マイドキュメントへのショートカットの右にある、フォルダに矢印がついているものは、[一つ上のフォルダに移動]です。右隣の「地球儀に虫眼鏡」のアイコンは、[Webの検索]です。インターネットへ接続して検索が出来ます。[×]　…　削除です。指定したファイル・フォルダを削除できます。「右肩が光ったフォルダ」は[新しいフォルダの作成]です。指定されたディレクトリ内に、新しいフォルダを作成します。[表示]　…フォルダやファイルの表示方法を設定できます。[ツール]　…[ファイルを開く]で使用できる[ツール]を表示します。真中にどぉ～～んと白い領域がありますね。そこには、指定したディレクトリ（フォルダ）内の、使用できるファイルが表示されます。表示されているフォルダの中に格納されているフォルダやファイルを指定したい場合は、ダブルクリック、または[右クリック]→[開く]で開きます。[ファイル名]では、ファイル名を指定する事が出来ます。[ファイルの種類]では、ファイルの種類を特定して検索する事が出来ます。検索範囲を絞る事によって、目的のファイルを早く見つける事が出来ます。

【[ファイルを開く]のダイアログボックス】

ダイアログボックスは数種類あります。今日は[ファイルを開く]のダイアログボックスを見てみましょう♪では、Exxcelを起動して、[ファイルを開く]の作業をして下さい。【ダイアログボックス】が出てきましたね♪ダイアログボックス･･･これからする作業を選択・命令するための　　　　　　作業指示ページとご理解いただくといいと思います左にアイコンが並んでいますね？これを[コントロール用ナビゲーション]と言います。[履歴][My Documents（マイドキュメント）][デスクトップ][お気に入り][Webフォルダ]があります。[履歴]これまでに開いたファイルや、たどってきたフォルダの一覧が表示されます。直前に開いたものが先頭に表示されます。Excelをインストールした際に「Recent」というフォルダが作成され、そこに情報が格納されています。この「Recent」フォルダには、[ファイルを開く][ファイル名をつけて保存]を使用する度に使用したファイルやフォルダに対するショートカットを自動的に作成します。最大で50個までのショートカットが保存されています。[お気に入り]これもExcelインストール時に「Favorites」というフォルダが作成されます。通常、「Favorites」フォルダには、ファイルやフォルダのショートカットが保存されますが、ファイルやフォルダそのものを保存する事もできます。お気に入りに追加をする方法は、[ファイルを開く]及び[ファイル名をつけて保存]ダイアログボックス上で、「Favorites」フォルダ以外のフォルダがアクティブ（使用可能な状態）の時、[ツール]→[お気に入りに追加]でできます。[Webフォルダ]Webでアクセス可能なフォルダの内容が表示されます。[Webフォルダ]については、かなり先になりますが･･･「ハイパーリンク」の回に解説致します。