この日記はつづきもの読み物となっております。

はい。OB名簿でございます。

と言うか　アフターメンテナンス対応ね。

お客様から、これこれココが壊れたー　とかって　電話がかかってきた時

自分たちが行って確認の後、協力業者に修理なりをお願いすると思うんです。

その際、個人情報をその協力業者さんにお伝えして行ってもらう訳ですよね。

これは、第三者提供　と言う事になりますね。

これは、じゃ、メンテナンスが発生するたびに、情報提供の許可をもらっていたら

大変です。

そこで、

「建物引渡書」

で、同意をもらっておきましょう。

ところで、引渡書って作成してますよね？＜建設業者の方！

注文者：お客様（甲）、請負者：建設業者（乙）とします。

建物引渡書の中で・・・

『メンテナンスに際しての個人情報の取り扱いについて』

一　乙は、本書面に記載された甲の個人情報を、建物保証書に記載された

　　　定期点検を実施する目的もしくは、甲の申し出により点検・修理などの

　　　アフターメンテナンスを行う目的で利用出来るものとする。

二　甲は、乙が前項によるアフターメンテナンス及び住宅設備機器の

　　　リコール等を実施する為に、乙が指定の建築士事務所、及び

　　　乙の協力業者・下請け業者などの第三者に対して、

　　　甲の個人情報及び個人データを提供する事をあらかじめ同意するものとする。

こういう文面を入れておくべきでしょう。

そうそう、OB名簿として引き続き営業情報などをDMする場合は、

アンケート用紙の所を参考にして、引き続き営業や提案の為という目的を

明示しておく事もお忘れ無き様に！

はい次！

次は、従業者の監督について書いちゃいますね。

まず、従業員の方には　法律の趣旨、コンプライアンスを理解していただきましょうネ。

　　　個人情報を取り扱う立場にいるので有れば、パートさんであろうが

　　　派遣社員さんであろうが、その扱いは同じですよ！！

その上で

「個人情報の取り扱いに関する誓約書」

を提出してもらう事が企業としての防衛策かな？

機密保持契約や、守秘義務に関しての誓約書を

雇用契約の際に既に提出してもらっていないならこの際

一緒にしちゃって　単なる「誓約書」として項目を増やすのがイイかも。

就業規則は、もう見直していますよね！？

「個人情報の取り扱いに関する誓約書」

日付

○○株式会社

代表取締役　□□■■殿

住所

氏名（自署で　もちろん押印付き）

私は、個人情報の取り扱い等に関し以下の事を遵守する事を制約致します。

一　業務上知り得た貴社の機密事項について、在職中はもちろん

　　　退職後に於いても、一切第三者に開示もしくは漏洩を致しません。

一　機密事項の含まれた書面、資料及び電子媒体等について、在職中はもちろん

　　　退職後に於いても、方法の如何を問わず、複製することを致しません。

　　　又、これらの複製物を貴社の事業所又は業務実施場所より一切持ち出し致しません。

一　機密事項につき、在職中はもちろん、退職後に於いても、

　　　自己もしくは第三者の為に一切使用致しません。

一　上記各号について、故意もしくは重大な過失により貴社に損害を与えた場合は

　　　その損害について賠償責任を負います。

以上。

こんな感じでしょうね。　多分。。。

はい次。

最後に協力業者様等に対する

「発注書」

ですが

協力業者は恐らくは「第三者」と言う判断になる筈なんですが

新法で判例もない事からひょっとしたら業務委託先？と言う

ケースも想定出来なくはないです。

もし、何か問題が発生して、協力業者が「委託先」という判断を

された場合、その監督責任は元請け業者にある事になります。

ですので、これは注文書にいちいち記入しておくか

包括契約として締結しておく必要があると思います。

では、文面の例を考えました。

一　請負者は注文者が交付した設計図書などの建築主の個人情報が記載された

　　　書面・電子媒体・電子記録を、当該工事の遂行のみに利用出来るものとし、

　　　一切その他の目的の為に利用する事は出来ないものとする。

一　請負者は、注文者が交付した設計図書などの建築主の個人情報が記載された

　　　書面・電子媒体・電子記録に対して、管理責任者を定め、

　　　善良なる監理者の注意義務をもって管理するものとする。

一　請負者は、注文者が交付した設計図書などの建築主の個人情報が記載された

　　　書面・電子媒体・電子記録を紛失、もしくは当該情報が漏洩した場合には、

　　　直ちに、注文者にその事実を報告しなければならない。

　　　又、この時の対応について、請負者は注文者の指示に従わなければならないものとする。

一　請負者は、事前の書面による注文者の承諾を得ることなく、下請け業者等の

　　　再委託先・再下請け先に対して、建築主の個人情報が記載された

　　　書面・電子媒体・電子記録を開示・提供・利用させてはならないものとする。

　　　又、請負者は再委託先・再下請け先に建築主の個人情報が記載された

　　　書面・電子媒体・電子記録を開示した場合は、直ちに本発注書に規定する

　　　請負者の義務が、再委託・再下請け先によって遵守・履行されるように管理し

　　　、注文者に対する機密保持義務の履行について、再委託先・再下請け先と

　　　連携して責任を負うものとする。

一　請負者は、注文者より建築主の個人情報が記載された書面・電子媒体・電子記録の

　　　返還請求・廃棄要求が有った場合は、その指示、請求に従い、

　　　建築主の個人情報が記載された書面・電子媒体・電子記録すげてを速やかに

　　　注文者に返却又は廃棄するものとし、その後一切の情報を保持しないものとする。

うへー。

疲れたぁぁ　＾＾；

こんな感じっすぅ。