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2010年03月21日
テーマ：私のPC生活(7434)
カテゴリ：┣ ★Windows情報★
最近は業務上の全ての書類はスキャン後、pdfにして保管していることは以前に書いたが、この方式の便利な点は必要とするときに即座にその書類を見つけることが出来ること。よく30分かかってやっとその書類を見つけました、なんて得意気に語る人が居るが私に言わせれば本末転倒。30分かかって見つけたのではなく30分の時間を損失して見つけたのだ。もしその人の時給が千円だとすれば五百円のお金を捨てたことになる。そもそも探すという行為そのものが非生産的な行為であるが故に、0分で見つけても30分かかって見つけても結果は同じだ。だとすれば探す時間は極力0に近づけるのが業務効率を上げる第一歩となる。
この考えに立脚すると会社内の全ての書類をpdfに変換することが重要になってくるが、最大の問題は受信するFAX用紙。得意先からの発注書もあればゴミ箱直行のダイレクトFAXも届く。経験的には受信しているFAXの半分ぐらいは読み終えたら捨てていそうな気がしたので、無停電電源装置付きのネットワークハードディスクを導入しコピー機器と直結することにした。つまり受信したFAXは全て自動的にpdfとしてネットワークハードディスクに入るように設定したのだ。そしてどうしても紙で印刷する必要があるときのみ印刷する。このように設定し直した結果、コピー機器によるFAX出力枚数は0枚となり、今までFAXを紙で出力していたことがいかに無駄なことだったのかを改めて再認識することになった。 当初はとまどいもあったが、FAX→紙出力よりもFAX→pdf保存→PC画面で確認の方が慣れてくれば圧倒的に便利だ。ファイル名称の設定に統一性を持たせれば、半年前に受信したFAXでもすぐに引っ張り出すことが可能となる。ちなみにそのファイル名称だが、自分だけが分かる名前付けの仕方は良くない。よくファイル名称に自分の名前を入れる人がいるが、これは論外。半年も経過すれば当の本人だってなんの書類だったのか思い出せずに、一つ一つファイルを開いて確認していくのがオチだろう。ではどういう名前の付け方をすればいいのかというと、半年後、1年後、あるいは2年後にその書類を必要とするときに一体どのような単語を入力して検索するのだろう、自分ではなく他の人だったらどのような検索単語を入れるのだろうと考えながら名前付けするのが大事となる。 具体例を挙げれば『2010-03-21-アップル-iMac-MB950JA-製品保証書.pdf』というようにキーワードとなりそうな単語を三つから四つちりばめておけばいい。現在私は全ての書類をこのように単語で名前付けしpdfにしてGoogleドキュメントにアップしているが、こうしておけば場所・閲覧端末を問わずどこでも自分の欲しい書類が即座に入手出来るようになる。スキャンそのもののに時間がかかると思う人も居るかもしれないが、"3年前に受領したあのFAX用紙"を机から一歩も離れることなくほんの数分で見つけるには現時点ではこれが最善の方法だろう。手間暇をかけるだけの価値は絶対にあると思う。 関連記事 ●2010年03月20日 Xperia SO-01B発売に思うこと ●2010年03月14日 Windowsのファイル管理ソフト ●2010年02月28日 日本経済新聞の電子版について思うこと ●2010年02月27日 Windows7の使用感-その2 ●2009年11月21日 東京池袋のビックカメラ対ヤマダ電気の戦い ●2009年11月15日 Windows7でクラシックメニューを表示するには ●2009年11月03日 東芝dynabook UX UX/23JWHが19800円 ●2009年11月01日 大容量データのバックアップ-その2 ●2009年10月11日 Window7を安く購入する方法はあるか？ ●2009年07月05日 アドビAcrobat 9 Standardの使い心地 ●2009年07月04日 Windows7の製品候補版のダウンロード ●2009年05月24日 Windows7について思うこと-その2 ●2009年02月11日 Windows7について思うこと
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