今までにも何度か書いているが、現時点でのデータの整理方法を列挙すると以下のようになる。
・FAX→中継機器を別途購入してFAXを紙で受信しないでPDFとして受信する。
・社内作成書類→全てPDF化する。
・Illustratorなどのアプリケーションで作成したものは用紙出力しないで、全てPDFにする。
・顧客受領書類→スキャンしてPDFにする。
・郵便物→必要な書類は全てPDFにする。
・カタログ→スキャンしてPDFにする。
こんな風にして身の回りの紙で出来ているものは何から何までPDFに変換して整理しているが、この中で共有すべき情報のみGoogleドキュメントにアップ。こうしておけばいつでもどこでも検索さえかければ必要な情報を取り出せるからだ。が、顧客と打ち合わせ時にはこの方法だと少々手間暇がかかりすぎる。検索で必要な情報を見つけたとしても、Googleドキュメントからダウンロードする時間を考慮しなくてはならないからだ。なので、もう少し簡単にGoogleドキュメントにアップしている書類を閲覧出来る方法はないのかなといろいろと試行錯誤を重ねた結果、iPadでGoodReaderを活用する方法を思いついた。
以前からiPadにGoodReaderをインストールしてはいたのだが、さすがに使う機会があまりなく、やっぱり仕事で必要に迫られないとというのは誰にでもあることだが、実際に使ってみると想像以上に便利だ。使い方については『iPhone/iPadで進化した「GoodReader」を使いこなす技』に詳しく書いてあるので、関心ある方は読んでいただきたいが、たくさんある機能のうち利用したのはGoogleドキュメントとの同期。
とある案件の全PDFをフォルダごとGoogleドキュメントにアップ
↓
フォルダごとGoodReaderに取り込み
↓
GoogleドキュメントにアップするごとにGoodReader側で同期を取る。
Dropboxのように自動同期機能がGoodReaderにあるのかどうかまでは分からなかったが、当座はこの方法で充分に対応出来ることが分かった。初回のフォルダごとGoodReaderに取り込む時に多少の時間がかかったが、それ以外はiPad側に保存してある案件のPDFをすぐに見ることが出来るようになったのでとても便利だ。前述のサイトによると、『GoodReaderをインストールした環境でSafariで閲覧している時に、URLの先頭に「g」を付けて「ghttp～」にすると、GoodReaderにウェブページのデータをダウンロードできるのをご存じだろうか。表示しているウェブページをHTMLとして保存したり、PDFなどはファイルとしてダウンロードできる。Safariを閲覧している際に、咄嗟にデータを保存する技として覚えておくと便利だ』という技もあるらしい。
これで後はPCやネットワークハードディスクと自由にデータのやりとりが出来たら文句なしなのだが、それについては現在調査中。分かり次第またブログでアップしたい。
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