●いつまで名刺交換やってるの？ 今年こそ改められるべき10大テクノロジーの世界
やはり世の中、景気が悪いせいか、ダイレクトメール・郵便物・FAXなどによる広告物が毎日毎日山のように届く。丁寧にファイリングしていたらそれこそ半日広告物整理に時間がかかってしまうし、紙でもらっても必要な時に必要な情報が出てこないのだ。
なので以前も書いたように原則スキャニングしてPDF変換したら全ての紙の書類や広告物は即座に捨てるようにしている。PDFの日付と名前さえしっかりと管理できるのであれば、このPDF保管が現時点では最良のファイル管理方法だと思うからだ。
数年前の広告物であっても自分の机から一歩も動くことなく、PCファイル検索で見つけることが出来る技術を身につければ鬼に金棒。今から5年前の顧客から受領したFAX用紙をほんの数分で見つけることが出来るようになるのは快感ですらある。
とはいえこのように書類管理している人はごくごく少数派。まだ大多数の人はデジタルデータではなくて、紙そのもので受領しないと落ち着かないのであろう。FAXは全てPDF受信に切り替えたので、今までだったら広告FAXを一枚一枚自動印刷していたのが、すぐにゴミ箱行き。少なくとも毎月100枚単位で無駄な広告FAXの印刷はなくなったように思う。
あとは毎日届く各社の広告物、当社のアドレスに直接PDFで送信してくれた方が遙かに管理しやすいのに・・・・もらってもスキャンしたらすぐに捨ててしまう。紙がもったいないと思っていたら、やはり同じ事を考える人はいるようで、Gizmodoの『いつまで名刺交換やってるの？今年こそ改められるべき10大テクノロジーの世界』が面白かった。
当社ではもしFAX機器が無くなったとしても困ることはなくなったので、要は工夫次第でFAX機器は廃止出来ると思う。これであとは名刺のデジタルデータ化だが、こればっかりは一企業の努力でどうなるものでもないから、官公庁と携帯電話業界が手を組んで積極的に推進すべきだと思うが、一向にその気配が感じられないのはとても残念だ。
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