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Excelで自己効力感をあげてゆこ～中小零細企業50代パート事務員のリアルな日常～

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どんな仕事でも工夫はできる

事務職でなくとも、どんな仕事でもなにか改善できることはないかいつも考えているとなにかしら見つかります。自分がやり易いためとか接客ならお客様が心地よいようにとか目的はいろいろでいいのですが。先輩や上司から言われたことを言われた通りやるのは多分仕事していて面白くはないでしょう。会社や組織によっては言われたこと以外はするなと言われるところもあるかもしれませんが…。私は幸いこれまでの会社は自由にさせていただけてありがかったです。時間に余裕をもって仕事ができるようになると思考する時間も思考して生まれたアイデアを試行する時間も生まれて好循環になります。自分のアイデアで効率化できたり何かしら変化があると嬉しくて自己効力感を得られます。

2023.07.31

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簡単なことから始める

まずは自分の仕事で紙媒体で持っているものをエクセルでデータにしてみたらどうでしょう？例えば名刺。総務や営業事務なら管理を頼まれている人もいるかも。あいうえお順にファイルするというのが定番でしょうか。今どきは名刺をスマホで写真に撮るとデータ化してくれるなんてアプリもあるそうですが私は仕事で自分のスマホは使いたくはないです。打ち込むのは手間かなとも思われますが、あとからお目当ての名刺を探す時にめちゃ時短になるのです。名刺を受け取った時すぐ入力してしまえばそんなに時間はかかりません。溜めたらやる気は失せます。データが増えていくと何となく嬉しい気持ちになるんです。そしてそのデータが役立つ時は喜びもひとしお。私の経験ではそんなに頻繁に出番はないのが残念ですが。

2023.07.28

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まずは自分の仕事が楽になることを考えて効率化

中小零細企業の事務職で働かれている皆様社員さんにこんなこと聞かれませんか？「○○を数年前から購入してるハズなんだけどどこでどれくらいの頻度で買ったか調べて」「△△に××を販売したのって去年一年でどのくらいかわかる？」システムで履歴調べるの面倒ですよね？そういうとき、システムから履歴を出力しておいてデータベース化しておけばささっと調べられますし、集計も簡単です。なんなら「どこそこにデータ置いてありますからご自分でも調べられますよ」と言っておけばあわよくば自分の仕事が減るかも。まあ、実際は自分でやる人はあまりいません。フィルタかけたり検索したりも面倒だったりできない人もいますし。パワークエリを使うようになってから本当にデータの更新が楽です。毎日更新しても手間じゃない。使用方法はネットで検索すればたくさんの分かりやすい説明サイトや動画がヒットします。私もすべてネット頼りです。

2023.07.27

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クエリを使い「弥生」「販売王」などの管理ソフトのデータを編集

最近クエリを使い始めました。現在は中小零細企業の製造業で事務全般を担当しています。事務職歴はトータルで２０年ほど。エクセルでデータベースを取り扱って社内外向けの資料を作成してきました。Power Queryは2016年にリリースされたようですが今年になって存在を知りました。いろんな関数やマクロを覚えた労力が無駄だったと思うほど操作が簡単で驚きました。販売王というソフトからデータをcsvで取り出しクエリで扱うようになってからかなり時短となり、暇を持て余してしまうほどです。販売王ソフトは２ライセンスしかなくリアルタイムの情報は社内全員で共有できないので出荷の履歴など社内で共有するために日々エクセルデータにして共有ファイルにあげておきますがcsvを最新に書き換えれば3クリックほどの手間で更新してくれるので本当に時短になります。Excelパワークエリデータ収集・整形を自由自在にする本 [ 鷹尾祥 ]

2023.07.26

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