このところかなり業務効率が良くなってきました。
これは今年の大きな成果だと思います。
色んなことを試しました。
中でも、最も効果があったのは積極的にスカイプを活用したことです。
元々上海のオフィスがあるので、毎日のようにスカイプを使っていましたがあくまでも社内メンバー同士でした。
現在はそれをクライアントや業者との打合せに積極的に使うようになりました。
スカイプのようなインターネット電話サービスは、もうかなりの企業からサービスが提供されています。
しかし、実際に「使いましょう」と提案すると現実にそれをビジネスに活用している人や企業は以外に少ないということがわかります。
どちらかと言えば、個人で利用する機会が多いのかもしれません。
私たちのような仕事の場合、業務効率を大きく左右するのが「会議や打合せ」です。
例えばある企業から「１２月１日に研修して欲しい」という依頼があったとして、その打合せに２回、３回と出かけていく、、、そういうことがよくありました。
一日の研修のために昼間の時間帯に２回、３回と打合せが入ると、その日は他の研修を入れることができなくなります。
また、せっかく打合せに出向いて行っても、相手が多忙で３０分も待たされたあげく「今日は、あまり時間ないから」と、これまた３０分くらいで切り上げられたり「明日、もう一回やりましょう」という展開になったりします。
打合せに２時間かかるとして、その往復に２時間かかるとすれば合計で４時間です。
半日を要することになります。
かつてはこういうのが年間で１００回くらいあったので大変不効率でした。
（実際に数えてみたらもっとありました：汗）
予定表に打合せばかり入ってしまい、その結果、研修やセミナーの依頼を断ることになってしまうわけです。
（スケジュールは先に決まったものを優先しているので）
それで、少しずつ「スカイプでやりましょう」と提案するようになりました。
または、それに変わるサービスを使って、お互いにオフィスに居ながらにして打合せを済ませよう、ということです。
また、肝心の研修やセミナーでも使うようになりました。
理由は地方のクライアントへの対応です。
例えば、函館でセミナーをやって欲しいと依頼された場合、講演料＋飛行機代やレンタカー代がかかります。
時間帯によっては宿泊することになるので、ホテル代も必要です。
私たちのようなサービス現場のスタッフを対象とした研修や勉強会は、一度にドカン！とやるよりも、細かく何度も繰り返し指導することが大事なのですが、これほど経費がかかると何度も出張するにはコストがかかり過ぎてクライアントの負担が大きくなってしまいます。
そこで、たまには現地に言ってセミナーや研修をするけど、毎月一回はスカイプで９０分程度のミニ勉強会を継続する、、、というスタイルになってきました。
これによって、半年に一度しか行くことができなかった地方のクライアントの仕事を毎月受けることができるようになりました。
一度使い出すと「これは安くて便利だ」となり習慣化していきます。
現実に旅費交通費がかからないので、コストメリットがわかりやすいからです。
単に「通話料が無料」だけだとインパクトは小さいですが、スカイプを使うようになって「年間の旅費交通費が３００万円削減できました」となるからです。
最近では、地方の店舗指導の際に、スマホにインストールされているスカイプを使っている企業もあります。
こうなると、いつでもどこでも会議や打合せ、研修もできるというわけです。
本当に便利な時代です。
スカイプを使うにはパソコンやスマホ、タブレットなどが必要になりますが、このようにたった一回の出張の旅費交通費を削減できれば買ってすぐに元が取れるわけです。
パソコンを始めとするＩＴツールの多くは、どちらかと言えば調べたり資料作成など「制作ツール」として使われることが多いようです。
しかし、資料が多くなるとその分打合せや会議が増えるというデメリットも生まれてきます。
それを回避する意味でも、ますます打合せや会議の移動時間を短縮するような使い方が求められると思います。
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