七転びなおきの徒然日記

　グループウェアとは、企業や組織内のＬＡＮ（Local Area　Network）を活用した情報共有のためのシステムであり、ＬＡＮに接続されたコンピュータ同士で情報の交換や共有ができるようになっており、業務の効率化を目指したものである。
　
　グループウェアが有する主な機能は以下の通りで、うまく使えれば大変有効である。
電子メール（電子メールの送受信、読み書きを行える）・電子掲示板（ＢＢＳを提供し、メッセージを交換できる）・ライブラリ（共有できる情報ファイル、仕様書などを登録しておく）・スケジューラー（スケジュール管理、会議室予約・備品貸出機能も併せ持つ）・ワークフロー（システム内で起案－決裁ができる仕組み）その他、日報やタイムカード、経費精算やＴＯＤＯ（仕事管理）等の機能もある。

　グループウェア自体は、大企業を中心にかなり以前より活用されてきたものだが、最近は、ネット環境やパソコンハード・ソフトの進化により、ＡＳＰと呼ばれるネット上でのやり取りができる形式も進んできて、中堅中小企業でも使われてきている。

　特に、少人数の中小企業でも十分に使える状況になってきたと思うのが、コストがぐんと下がってきていることである。中小企業の場合、情報システムにかけるお金は一般的に低い会社が多いため、なかなかＩＴ化が進まなかったのが、ここにきて、低コストでも一気に（徐々に？）情報化を進める環境が整ってきたと思う。

　クライアント（利用者が使うパソコン端末）数によって金額が変わるのが一般的だが、１０人や２０人の会社なら、買い取りで１０万円以下でも、立派なものがたくさんある。ＡＳＰだと、クライアントに応じた金額を毎月払うのが多いが、中には１クライアント月５００円というのもあり、機能限定でよければ、フリー（無償）のものもあるぐらい。
　うちの事務所も、ほとんど無償のスケジュールソフトを以前より使っているが、今後は他の機能も含め追加統合していこうと、新しい仕組みを検討している。

　他のお客様でも、製造業であれば工程管理や在庫管理がテーマのところは、お客様からの進捗具合の問い合わせに担当者がいなくても回答できるとか、在庫情報を一括管理して、購買予約や発注がタイムリーに行えるとか。販売業であれば、営業情報や進捗管理等、営業マン同士だけでなく、営業事務の方も含めて状況を把握したり、上司の決裁を即座に行ったりと、さまざまな場面で活用ができると思われる。

　中小企業でも、零細企業でも、人数でいえば、社員数２人以上の会社は、使うメリットが十分にあると思う。関心おありの企業様は、ぜひ調べて資料をお取り寄せになられたらと思う。導入に関しての注意点は、「当初の目的を見失わない」「最初から欲張らず、少しずつ少しずつ」「やる時はトップダウンで、強制的に一気に」？