川崎の現役社労士が綴る、開業社会保険労務士の横顔とホンネ☆

今、事務所内の書類の保管方法を見直しています。

行政官庁に提出した書類の控え、助成金関係の申請控え、給与計算資料の控え、お客様から預かった賃金台帳や各種の労務関連資料、社会保険料通知資料の控え等々、紙の書類はたまる一方。

5年前から借りている今の事務所は、保管スペースがそれなりにあるので、それをいいことに結構溜めてきてしまいました。

でも、開業して8年半が過ぎ、さすがにここらで整理しておかないといけないと思い始めました。

そうした控え書類等の保管方法も、どのようにファイリングしたら日常の業務がよりスムーズにいくかということも考えなおして、これまでとはガラッと変えようと思います。



そこで、今さらの感はありますが、できるかぎり書類は電子化して保管するように切り替えます。。

まだまだ紙ベースの仕事も多く、いちいち控えを電子化するのはひと手間だったりするんですよね。

また、紙で残しておいたほうがスムーズに仕事ができる部分も、正直いっていくつかあったり。。。

でも、そのあたりは控え書類を参照する頻度とも照らし合わせて、うまく調整していこうと思います。

そのためにスキャナーも新たに購入しました。
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ScanSnap iX500

今はスキャナーも進化しているんですね…

スキャン専用機自体の存在は知っていたものの、「複合機にスキャン機能があるのに、別に専用機を買うなんてもったいない・・・」という思いから見向きもしてこなかったのですが、調べてみたら考えがガラッと変わりました。

これまでは複合機のスキャン機能を使って書類のPDF化、JPEG化を行っていました。

A4の紙1枚をスキャンするのに、15秒から20秒はかかっていたんじゃないかと思います。

でもこの機械を使うと、これまでとは比べ物にならないくらい高速で、しかもきれいにスキャンできるんですね。

A4の紙1枚なら2秒ですね

これでストレスなくＰＤＦ化が図れるので、かなりの効率化につながりました。

購入価格はビックカメラで4万円弱でしたが、費用対効果は十分ですね。

こうしていろんなものをＰＤＦ化して、事務所の外からでも控えを参照できるようにと考えています。

クラウドストレージに保管するか、あるいは事務所内のサーバーに保管してリモートデスクトップ機能を使ってノートPCやタブレットから見に行くか。

このあたりはセキュリティ面で問題のないシステムをいくつかピックアップして、検討しているところです。

あとは、基本的にノートPC等を持ち歩くスタイルではなかったのですが、今後は活用していきます。

そうすれば、お客様との打ち合わせにあれこれと鞄をパンパンにして書類を持ち歩く必要がなくなりますからね。

今のところは、マイクロソフトの「Sueface Pro3」がいいかなと思っています。



一連の取り組みは、繰り返しになりますが「今さら感」満載ですね

でも、今やらなきゃ始まらないのは確かなので、今秋の課題として取り組んでまいります。