ちょびちょびっとした出来事

前記の通り、卒対を引き受けたのだけれど。

最初の仕事は、予算案の作成と集金のお知らせ手紙配布&集金。

予算は、卒業式にかかわる経費や卒業アルバムの代金なんですよ。
縮小傾向とはいえ、必要最小限必要なものがあるわけで。

結婚式や葬儀のように、結構細かなお金、かかってるのね
招待状でもランクがあるように、コサージュも色々。。。

で、予算案を作り、学校の許可をもらい、学年へ通達。集金。

その集金の領収書を作ってます。

パソコンの使い手があまりいなかったので「作りますよ～」って言っちゃったのだけれど。
エクセルの差し込みに苦労したので、今後自分へ役に立つと思い、覚え書き残します♪


１．学年名簿の用意
　　　　今や、緊急連絡網でさえ配布されず、メール配信システムで
　　　　学校から一斉連絡ですからね。　名簿ってないんですよ。
　　　　それでも、年度始めの学年発行手紙には、クラス分けされた名前が
　　　　書いてあったので、そのお手紙からデータ化。
　　　　学年人数はそれほどいないけれど、一人ひとり手入力するにはメンドクサイ人数
　　　　だったので、OCRソフトでスキャン。
　　　　・プリント→読んでココ！を立ち上げてスキャン→認識判定
　　
　　　　OCRソフトはだいぶ認識力が上がったものの、やはりとんでもない間違いを
　　　　拾ったりするので、チェック！（今回、しっかりやったつもりなのに
　　　　他の役員さんに見てもらったら漢字間違い多数発覚！気がつかないものなんだね～）

　　　　認識した名前をそのままエクセルに貼り付け（今回はキングソフトのSpreadSheets）
　　　　エクセルは、クラス、出席番号、名前、フリガナ、会計担当の名前が並んでいる
　　　　データに仕上げた。

２．領収書の作成
　　　　A4用紙に5名分の領収書を作成。
　　　　1名分はテキストボックスで作成して、コピーした。　
　　　　必要事項を書いて、クラス・出席番号・名前・会計担当の部分は
　　　　エクセルのデータを差し込むように作る。

３．対応部分は？
　　　　「データソースを開く」で、作ったエクセルデータを指定。
　　　　ここで作ったデータの一番上のセルの部分が、差込フィールドとして認識される
　　　　（ここが理解出来なくて3日調べまくったの！）
　　　　なので、エクセルでは差し込みたいデータ項目を、一番上に作ること！
　　　　対応する項目を、ワードの対応させたい部分に入れ込んでいく。
　　　　エクセルの連続データを差し込むので、2番目の領収書に当たるものには
　　　　「ネクストフィールドを挿入する」を入れて、差込フィールドを入れると
　　　　連続してデータが入る。
　　　　（これも調べるのに手間取った！！！何度もストレスでお腹が痛くなったんだもん！）


４．印刷
　　　　普通に印刷したら、表示されているレコード分しか印刷されない。
　　　　「プリンタに差し込み」にすると、連続印刷が出来る。
　　　　１クラスの人数を印刷出来るページ数を指定。
　　　　（40人だったら1枚に5名ずつ印刷だから8ページで完了）
　　　　次のクラスは、差し込みレコードの指定をして、次クラスの番号１番から始まるように
　　　　レコード指定する。
　　　　そしてまた、1クラス分が印刷完了になる分のページ数を指定。
　　　　（これもまた、連続データを印刷する方法を探すのに大変だった！！！）


というわけで、方法さえわかっていたら、チャチャッと作れるデータなのだが。
一番最初というのは、その方法を導き出すまでが大変なのでR。

名前と学年の差し込みくらいは、月謝袋やレッスンカード等でやっているから
わかるのだけれど、エクセルで作ったいくつかのフィールドデータを差し込むのは初めてのこと。
以前、発表会の楽器担当の通知お手紙で作った時に、複数データを差し込むのはめんどくさくて
あきらめたのだけれど。
こうやって必要に迫られて、やっぱり使えるようになるスキルにすることが大切なのよね♪

これでもうバッチこいですわん！