組織の仲間やスタッフにお願いや依頼をした時、
「どうしたらいいですか？」とか、
「どうやればいいですか？」と、
オーム返しに問い返されて、
対応に困ったことはありませんか。

「どこから手をつけて良いのか皆目わからない」
という気持ちの表れから、
オーム返しに問い返されたのであれば、
お願いや依頼の仕方が正鵠を射ておらず、
漠然とし過ぎていたからかも知れません。

先ずは、相手が何を求めて依頼しているのか
きちんと把握できる、
具体的指示を出すことが肝要です。

その指示が的確なら、
そもそもオーム返しに問い返されることはないでしょうし、
指示に対して、どのように対応すべきなのか、
相手の方が自発的に、
具体的手順を考えてくれることに繋がるでしょう。

お願いする方もされる方も、
お互いのコミュニケーションは、
一歩ずつ確実に段階を踏んで、
出来る限り明確にするよう心がけましょう。

そのためには、
以前にもメルマガに書かせていただいたことがある
「５W１H」の要領を
基本姿勢として持つと良いでしょう。

すなわち、
１．Whenいつ、
２．Whereどこで、
３．Who誰が、
４．What何を、
５．Whyなぜ（どんな目的で）
６．Howどうやって
を常に明確にするのです。

例えば、議事録の作成を依頼されたとしたら、
１．提出の期日はいつまでなのか。
２．何処へ提出すれば良いのか。
３．誰あてに提出するのか。
４．議事録のボリュームは要約でいいのか、詳細な記録か。
５．提出文章はWordファイルなのか文書か、
　　一太郎ファイルやテキストファイルなのか。
６．提出は手渡しなのか、メール、FAXでも良いのか。
等々、は最低限確認することが必要です。
どれが抜けても不完全な指示になってしまいます。

トラブルや停滞は、たいてい、
お互い同士の意思が通じないことに
起因することが多いものです。

つまり、実際には全く異なる認識を持っているのに、
自分自身も相手の方もそれぞれが
それなりにわかっているつもりになって、
違う認識を持ち合ったまま、
途中段階を省略して、
性急に次の段階に進んでしまっているのです。

「どうすればいい？」ではなく、
「こうしようと思うのですが、いかがですか？」
という返答を相手の方から気持ちよく引き出せるような
暖かくて的確な指示が出来ていれば、
仕事はずっとスムーズに次の段階に進んで行きます。

依頼する側もされる側も、
より積極的に行動しあえる
コミュニケーションを取ることができれば、
お互いが楽しく気持ちよく動けるようになるはずです。

基本は、簡単明快に、
５W１Hを、是非お試しあれ。


＜ご参考＞
５W１Hを明確に
http://www.nbn.ne.jp/bellnet/sougyou/essay/h19/5w1h.htm