ローカル団体のイベントPR。
いよいよ明日、木曜日が、21日・22日・24日にまたがるイベントシリーズの第一日目である。

先週金曜日・土曜日にプレスリリースを出し終えたところだが、月曜日の朝になってからイベントの詳細が決まったとメールが入ったので、追加でリリースを出すのによいネタと判断し、もう一本リリースを出すことにする。一昨日の夜、草稿を仕上げて、英文チェックをしてもらうため、アメ人のPRチームメイトJに送ってあった。Jからのチェックはすぐに戻ってきたのだが、イベント・ディレクターH氏からのOKがなかなか出ない。今日・水曜日の午前中が発行目標と言ってあるのに、火曜日夜の段階でもまだGoサインは出ず。

それもそのはずで、その時間に、関係者間の調整の中で、どんどんプログラムが修正されたり、変更されたりしていたのである。人数が変わったり、式次第が変わったりと、目まぐるしい。若いJは『今さらこんなに変わるなんて信じられない』と怒りまじりのメールをよこしてきたが、いやいや、こんなもん、こんなもん。用の東西を問わず、イベント前の状況は同じ。そうじゃなきゃ、世の中の広告代理店やPR会社やイベント会社のスタッフはもっと人間らしい生活をしてるハズ。最初からそう予想していれば、腹も立たないというもの。

ひとつ評価できるのは、イベント・ディレクターH氏に前もって念を押してあったから、それら10人程度の関係者間でやり取りされているメールのC.C.にPRチーム3人の名前も入っていて、変化の一部始終をモニターできていたこと。これは、こちらの段取りをするのに、状況を同時進行で把握していくために必須のことなのだが、なかなかわかってもらえないポイントである。この情報共有が時間・作業の効率化・ミス削減のキーであるばかりか、場当たりでないPRのミソでもあるのだけれども。このG団体の場合、この点（だけ）は素晴らしかった。感謝感謝。

この情報共有のおかげで、時間変更もリリースに反映できたし、リリース発行直前に判明した、出演予定者の人数も土壇場でリリースに盛り込めた。

スペイン語のクラスから戻ってきたら、H氏からGoサインのメールが来ていた。Jが調べ上げたローカルメディアのFAXリストを持ってKinko’sへ急ぐ。メディア10社へFAX。

戻ってきてから、明日張り出す、日曜日のイベントをめざしたフライヤー（貼りチラシ）2号を作る。最初のものはすでに出してあるのだが、フライヤーの特性上、イベント本番数日前にアップデートを出しておくのは悪くないからだが、それにしても、イベント名と“You are invited!!”とさえ書けばいいような、著名な団体やイベントなら話は簡単だが、知名度ゼロ、イベントそのものも決してパッと見で魅力的ではない、となると、たったレターサイズのフライヤーに盛り込む情報のチョイスも一筋縄ではいかない。頭の痛いところである。

お次は「ネタ作り」の準備。日曜日のイベントにはパネルディスカッションがあるが、そのパネリストたちは、多彩なバックグランドと国際経験豊かな人々。つまり大変ネタの豊富なリソースなのだ。彼女らから前もって詳しい情報を仕入れ、あわせてメディアへ情報を出していいか、取材をコーディネートしてもいいかどうか聞いておく必要がある。1枚ものの質問票を作る。

合わせて、パネリストのような参加者にイベントや団体の基本情報を入れておくのも、イベントや団体が大恥をかかないためのポイント。意外にこれが見落とされやすい作業で、今回もG団体の人がパネリストを集めて一度打ち合わせをしているのだが、パネリストの１人に確認してみたら（彼女は私のクラスメートだったりもして）基本情報がほとんど伝わっていなかった。メディアに出した背景説明ドキュメントから、1枚もののサマリーを作る。

この両方を直接パネリスト達に送ることが出来ればいいのだが、私の障壁は、ここで誰かの英語チェックがないと、とてもじゃないが出せないこと。今日はJは忙しいからPRチームのヘッド、P女史に送ってチェックを頼む。このひと手間がいることが、私の仕事探しの大きな大きなネックなのだと実感する。

お次は、日本人コミュニティのメーリングリストに流すメールと、友人達に頼んで韓国人コミュニティと中国人コミュニティ、それぞれのWebサイトにポストしてもらうテキストを作る。イベントの性格上、留学生の参加者がほしいところ。スペイン語の先生にも同じ事を頼んであるのだ。

その情報を送り出しておいてから、今度はInternational Developmentのクラスのクラスメーリングリストにポストする。今週火曜日に、先生に許可をいただいてあったので、クラス一斉同報で送る。なんとも迷惑なヤツだが、私達のクラスメートもパネリストになっていることだし、許してもらおう（苦笑）

そうこうしているうちに、P女史からチェックされたドキュメントが送り返されてきた。やはり間違えがあるし、書き換えてくださっている表現もある。ネイティブのように書くことも表現することも、不可能。でもこの仕事は、英語でやる限りはそれを求められる。チェックしていただいた内容を確認しながら、ここ一カ月切実に考えていることをまた思い返す。

パネリストにその質問票と基本情報のファイルを送り出しておいてとりあえず今日の作業は終わり。こうなることを予想して、今日の午後は勉強はできず、作業日になるとふんではいたが、それにしても、今日のうち12時間がこの活動に費やされているヨ、まったく。

PRというと、エンターテイメントパブリシストとか、ホワイトハウスの報道官とか、メディアに露出される派手な部分のイメージばかりが先行しがちで、日本語で言う報道対応（Media Relations）＝PRなんて誤解も、PR＝ビラ・パンフ作りという誤解と同じくらいはびこっているが、報道対応なんてPRがやるべき仕事のほんの一部分であって、その他多くの部分は本来、非常に地味で細かい戦略と戦術、それを実行するための作業の積み重ねである。

そして、そういう細かく、柔軟性とタイムリーさが求められる作業は、ちゃんと情報共有がされていないと多くの無駄を生むし、相当量のマンパワーを必要とするのだけれど・・・それはそのうちまたグチります。