書類の片づけはホントにheavyです。
そろそろ月末なので、大キライな書類の片づけをしないわけにはいきません。先月は夫宛に来ていた大切な会合の案内状が、怪しげなダイレクトメールの下から出てきてしまい、思いっきり落ち込んだのでした。もちろん、その日は3週間前に過ぎてしまっており、夫は「なにかの手違いで幹事が案内状を出し忘れたんだろうな。」などと不審がっていたのでした。ダンマリを通す根性もないので、「ゴメンナサイ!ワタシのチョンボでした。」と平謝りするしかありませんでした。こういうワタシと27年も付き合ってくれているだけあって、夫は怒りもせず「そうだろ、案内状が来ないはずなかったんだよ、」と淡々としたものでした。いいヒトです。 こういうことは、かなり久しぶりではありますが、若い頃のワタシは本当に悲惨でした。何とかしなくてはと、読破した整理片づけのハウツウ本はとうに100冊を超えていると思うのですが、その通りのやり方を継続できる決定版というのには出会えませんでした。本質的には『毎日コマメに整理する」 こと抜きで維持できるシステムはないようです。そして、それを実行しようとすればワタシは「他にはナニ1つできない」羽目になってしまうのです。週1回ですらできませんでした。それでも月に一度の片づけに、断片的に応用させてもらっている方法としては、なかなかgoodなものがあるように思います。 1.紙の山の片づけには、その他全てのゴミの片づけと同等の時間と労力がかかるということを認識する(Harriet schechter いつか片づけようと思いながらなかなかできないあなたへ)。 ―そう、書類の片づけに取りかかるときには、それなりの心構えで臨むのです。 2.書類を積み上げるためだけの机と、作業をするためだけの机の2つの机を持つ(野口悠紀雄センセイの「超」整理法3)。 ―実際のところ、IT用のiMac机、書類積み上げ机、年賀状の宛名書きのためのQuadra机、雑誌のスクラップのための机(ただし、半年前から長男が受験勉強用に侵略してきて占領されています。),鞄を放り出すための机と、適当なキャビネットに集成材の天板を渡しただけの机を、約20畳のスペースにまるで迷路の様に配置しています。 3.とりあえず時間系列でレターケースに整理する(同じく「超」整理法)。 ―野口センセイはこの段階で袋ファイルを使われていましたが、家事に関する書類は1,2年で廃棄するモノが多いでしょ。だから、今年の書類は、月別に12段の引き出しに、1年経過したところで捨てられなかった去年の書類は2月毎の6段の引き出しに保管しているのです(このやり方はワタシのoriginal。)。2年経っても捨てられない書類は袋ファイルに入れて長期保管とするのです。 3.長期保管する書類は角2封筒を加工した袋ファイルに用いて50音順にキャビネットに(山根一眞さんの一連の著作)。 ―これは、山根さんの本を最初に読んだ夫のこだわりを尊重してです。それに検索するときに思い浮かぶキーワードが大抵は決まっているからです。もちろんキーワードを忘れることもありえますが、引き出し5個分なので、「イザとなったら、全部チェックする」ことは可能です。といっても、レターケースで2年置いておくと、袋ファイルの段階まで生き残る書類は多くはないですね。ただし、頻用ファイルは、「あ」の手前に、出来たてファイルは机上のボックスにと例外的に置いています。 4.書類をチェックする際には、必ず1日1頁のスケジュール帳(といっても某社のHPのカレンダーツールですが)を開いて、片っ端から書き込んでいく。その際に必ず関連書類の在処をメモる。例えば「6月の引き出し」とか(Liz Davenport 気がつくと机がぐちゃぐちゃになっているあなたへ)。 ―スケジュール帳は一冊だけにして、ここに全てのことをメモる。というやり方は、ワタシには向いていると思われます。うっかり忘れの頻度はかなり減りました。それにITを連動させたおかげで携帯電話からもアクセスできるので、スケジュール帳を持っていないときにもメモることができるようになり、タイヘン便利なのです(野口悠紀雄 ホームページにオフィスを作る)。 本日は約3時間かかり、ようやく書類積み上げ机の地肌が見える状態になりました。ここで、肝腎なのは、机周りの整頓が完璧に終わらなくても良しとすること(Dr.Lynn Weiss 片づかない!見つからない!間に合わない!)。あとホンの少しでピッカピカにはなるでしょうよ。一晩だけはね。でも、どうせ明日も郵便ポストや子どもの学校から、山のように書類が押し寄せてくるのですモンね。